우리 비즈니스맨들이나 일반 관광 여행자들이 해외여행 준비를 소홀히 하는 경향이 있다. “가방이 크다고 공부 잘하나”라는 시중의 농담이 생각나게 할 만큼 큰 가방을 들고 다니는 것도 비즈니스맨으로서는 세련미가 떨어진다. 필요한 옷, 화장용품, 의약품 등을 일정, 방문지의 기후, 여행자의 신병 유무에 따라 필수적으로 준비해서 떠나야 한다. 고혈압, 심장병, 당뇨병 등 지병을 갖고 있는 여행자는 여행 전 담당의사와 상의하여야 하며 평소 복용하는 약과 영어로 적은 지병 설명서, 처방전 등을 지참해 만일의 상황에 대비해야 한다.
완벽한 여행 준비를 했다 해도 기후와 물이 다르고 생활환경이 다른 해외 체재 중 겪는 사소한 불편들은 당연히 감수해야 한다. 그러나 여행의 필요악처럼 따라 다니는 이러한 불편을 최소화해야 한다.
인천 국제공항에 가보면 상담에 꼭 필요한 비즈니스 관련 서류들을 회사에 두고 오는 사람, 출국에 필요한 병역신고 절차를 밟지 않고 온 사람, 심지어 여권이나 비행기표를 집에 두고 오는 사람들이 출국 시간에 쫓겨 발을 동동 구르는 어처구니없는 장면을 볼 수 있다. 출발부터 진이 빠져 비행기를 타는 여행자들의 다음 일정인들 이와 다를 것이 무엇일까 염려된다.
출장 전 날 생각나는 대로 부산스럽게 여행가방을 꾸리다보니 꼭 필요한 준비물들은 빼놓고 대충 집어넣어 가방만 잔뜩 불리기 마련이다. 출발 몇일 전에 차분한 시간을 갖고 준비물들의 리스트를 작성하고 짐을 정리하면 목적지에 도착하여 낭패를 보는 일은 결코 발생하지 않는다.
비즈니스와 개인 신변용품으로 구분하여 준비물 리스트를 적어 보면 비즈니스 준비물들로는 회사소개 책자나 자료(Brochure), 상품소개 책자(Catalogue), 견본(Sample), 오퍼시트(Offers-heet), 회사서식(Head letter), 본인의 명함, 사전 접촉 업체 파일, 현지 숙박호텔, 대사관, 무역관 등의 전화번호와 주소, 방문 시 사용할 선물 등이다.
이중 현지 거래처나 신세진 사람들한테 전할 선물들은 비싸지 않으며 한국적인 냄새가 듬뿍 담긴 것들로 준비하는 것이 바람직하다.
호텔의 위치와 수준(등급)을 정하는 것도 예약에 못지않게 중요하다. 호텔 예약과 결정은 대기업들의 경우 해외지사나 거래처를 통해 할 수 있지만 대부분 중소기업 세일즈맨들은 항공권을 티켓팅 해주는 여행사에 의뢰하는 것이 보통이다. 여행사들은 일반적인 호텔 소개 자료를 이용하여 예약업무를 하고 있기 때문에 호텔의 위치나 성격, 즉 관광객 위주의 호텔이냐 비즈니스맨 위주의 호텔이냐 등의 자세한 정보는 갖고 있지 못하다.
최근 우리 여행업계가 난립되어 해외정보가 부족하거나 경험이 없는 영세업자들도 해외여행 업무를 다루고 있어 호텔 예약을 제대로 확인하지도 않는 상태로 여행자들을 출국시켜 현지에서 고생을 치르게 하는 일도 발생하고 있는 실정이다. 따라서 대체적으로 무난한 선택 기준인 호텔의 등급을 표시하는 별이나 다이아몬드의 숫자로 가름하여 손님들에게 예약을 권유한다.